Welches Dateiformat ist das richtige für eine Pressemitteilung? Foto: fsketch/Fotolia.com

Welches Dateiformat ist das richtige für eine Pressemitteilung? Foto: fsketch/Fotolia.com

Neulich hatte ich wieder einmal eine Redaktion an der Strippe. „Könnt ihr eure Pressemitteilung nochmal im Textformat schicken“, bittet die Redakteurin am anderen Ende der Leitung. Das PDF ließ sich zwar öffnen, vertrug sich aber nicht mit dem Redaktionssystems der Zeitung. Sobald die Kollegin den Text kopierte und zur Bearbeitung in ihr System einfügte, war das Chaos da: Zwischen jedem Wort ein Absatz. Na prost Mahlzeit.

Aber welches Format ist denn nun das Richtige. PDFs sind meiner Meinung nach immer noch die erste Wahl. Sie lassen sich von 99,9 Prozent aller Rechner öffnen – und das ist zunächst einmal das entscheidende Kriterium. Bei Word-Dokumenten sieht das schon ganz anders aus. Hat jemand ein altes Wordprogramm auf seinem Rechner, kann er nicht die so genannten Docx-Dateien öffnen bzw. es gehen Formatierungen verloren. Außerdem stellen Worddateien ein potenzielles Sicherheitsrisiko für den Empfänger dar, weswegen Mails mit entsprechenden Anhängen an der Firewall so mancher Redaktion hängen bleiben. Außerdem sind Word-Dokumente veränderbar – ein No Go bei offiziellen Mitteilungen von Unternehmen und Institutionen.

Noch schwieriger wird es bei odt-Dateien, also Open-Office-Dokumenten. Welche Redaktion verwendet denn schon Open Office? Und den Text erst durch einen Konverter zu jagen, dazu hat kein Redakteur Zeit und Lust.

Wir sind nach dem Hinweis der netten Kollegin mit dem Absatz-Chaos zu folgender Praxis übergegangen: Pressetexte werden grundsätzlich immer noch als PDF verschickt, allerdings fügen wir den Text auch noch zusätzlich in die E-Mail selbst ein. So muss auch niemand das PDF extra öffnen, sondern hat gleich einen Überblick über das Thema und kann sich den Text einfach kopieren.

Übrigens: Große Anhänge verschicken wir überhaupt nicht mehr sondern senden nur noch Downloadlinks aus unserer Cloud.


Stefan Freiwald

Stefan Freiwald ist Inhaber von Freiwald Kommunikation - Büro für Journalismus, PR und Marketing in Vechta. In diesem Blog berichtet er aus seiner Erfahrung als Agenturchef und Journalist.

1 Kommentar

Claudia El Ahwany · 8. April 2021 um 09:26

Mir haben solche Presseportale einmal zu einem zufriedenen Kunden verholfen:
Ich betreute einen Kunden seit ca. einem halben Jahr, als dieser auf mich zukam und mir mitteilte er hätte Besuch von dem Mitarbeiter eines Presseportals gehabt. Dieser würde ihm eine ähnliche Dienstleistung zu einem wesentlich niedrigeren Preis anbieten. wie ich sie für ihn ausführte. Ich sagte meinem Kunden, dass er es gerne mit dem Presseportal versuchen solle. Ich kann ihm die Dienstleistung nicht günstiger anbieten. Ich bat ihn jedoch, mir mitzuteilen, wie die Mitarbeiter des Portals vorgingen – vielleicht kann man ja noch etwas lernen.

Im laufe der nächsten Zeit rief ich den Kunden alle zwei bis drei Monate an, um mich über den Fortschritt der Dinge und die Vorgehensweise des Presseportals zu informieren. Schließlich bestand ja die Möglichkeit, noch etwas dazu zu lernen. Nach einem weiteren halben Jahr kam mein Kunde auf mich zu und sagte, dass er gerne wieder von mir betreut werden wollte. Er hatte über das Presseportal keine einzige Veröffentlichung erzielt. Wir arbeiteten über knapp sieben Jahre gut zusammen. Dann stellte er seine Tochter ein, die das Thema Pressearbeit und Marketing selbst übernahm.

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